在SQL Server中获取数据在你收集完适量的信息之后，就可以开始对这些数据进行处理了。通过我的经验，我发现创建一个Excel报表的最好的方式就是在Microsoft Query Analyzer 中创建这个报表，或者使用Office自带的一些工具，如Microsoft Query，测试它们的有效性，而不完全依赖与它的向导。
如果你生成的报表需要从许多数据库表格中获取堆积成山的数据，那么，从SQL Server中获取数据信息就将会变得非常困难。如果你需要访问种类繁多的数据库表格，那么，使用Query 向导也许会是创建报表的一个好的选择。它允许在SQL语句包括注释，那么，在你不干的时候，你就可以让其他人接手你的工作，或者，在某些情况下，可以接着创建一些查询。
报表显示了哪些顾客购买了Sasquatch Ale，并且显示了每个顾客购买的数量，这个报表关联到一个查询语句和四个数据库表格：Customers, Orders, Products, 和Order Details。这个关系到三个表格的查询语句也许最初看起来会有些复杂，特别是当你创建了你自己的SQL语句的时候；但是，你会发现，它并不是我们所想的那样。
如果你单独查看每个元素，并且通过其它的语言将它凑合到一起，它会立即按顺序排列。如果要查找顾客的信息、公司信息和联系姓名，你就需要从Customers 表格中选择这些信息。这个表格同时还包括了customer ID，这个ID信息就可以使得用户按顺序访问顾客信息。
在Orders表格中，包括顺序的ID信息和customer ID。这两个ID信息应该被看作是你选择信息的一个方法。当你不需要显示Orders 表格中的任何信息的时候，你必须做一个pit stop，来获取order ID 。一旦这通过一个简单的连接语句实现了，你就可以选择按照每个顾客购买数量的顺序排放，通过其他的连接语句，还可以按购买日期排列。
最后一个连接语句就是关于Products表，按照姓名和产品顺序排放。下面是选择语句代码的编写顺序：
-- 查找定购了Sasquatch Ale 的顾客，他们定购的数量和定购日期
-- 告知SQL Server你的查询应该选择的数据库。默认选择的是Master 数据库
使用northwind数据库
-- 创建一个选择表格中需要列的查询语句
select
cust.companyname, cust.contactname, orddet.quantity, ord.orderdate,
prod.productname
from customers cust
inner join orders ord on cust.customerid = ord.customerid inner join [order
details] orddet on ord.orderid = orddet.orderid inner join products prod on
orddet.productid = prod.productid
where
prod.productname = 'Sasquatch Ale'
上面代码例子的输出结果在图A中显示：
这些表格按照同样的列进行连接。例如，Customers 和 Orders表格是按照customer ID来进行连接操作的：
inner join orders
ord on cust.customerid = ord.customerid
这些表格同样还有它们名字的一些别名。这些别名可以使代码变得简单，我通常使用cust来代替customers，使用ord来代替orders。那么，当我要使用Customers表格中的contactnamn列或者Orders表格中的orderdate的时候，我就可以使用cust.contactname 和 ord.orderdate。通过使用这种方法，可以使得查询语句变得简练一些。当你正在创建大量的数据查询语句的时候，一些关键字可能会非常起作用。
这个查询语句并不简单。它需要连接四个表格来查找需要的数据。同时，在上面的查询代码中，跟在Where从句后面，我可以添加order by ord.orderdate，这样就可以使输出结果按照定购时间顺序排列。
如何在Excel中使用它
现在，我将会从Excel的角度看这条查询语句。在Excel中，选择Data ->Import External
Data ->Select New Database Query。当你选择了New Database Query 菜单选项的时候，你将看到如图B所示的界面，它会让你选择一个DSN。
如果没有创建一个SQL
Server的DSN怎么办？简单地选择界面中右侧的OK按钮，选择默认的信息。
DSN, DNS, ODBC:这些是什么意思？
当你使用Excel连接到SQL Server上的时候，你就创建了一个开放数据库连接(Open Database Connectivity (ODBC) )连接到数据库上。这些连接和数据源姓名(Data
Source Names (DSNs))相关，有时也被误写为DNS，做为在英特网上使用的区域名。
选择界面右侧的OK按钮。你将会看到打开了一个创建新的数据源的向导，如图C所示：
你可以自己定义DSN的姓名，并且选择你连接的数据源类型。在这种情况下，点击下拉菜单，选择最后一个数据源(SQL Server)，然后点击Connect按钮。
在SQL Server登陆界面中，你需要指定你的SQL Server 2000服务器机器的名字，同时还要输入登陆密码，以允许你的DSN成功地连接到SQL Server上。如果你的数据库服务器使用的是Windows的帐号和密码授权，选中Use Trusted Connection的复选框，然后点击OK。这种连接方式在图D中显示出来：
如果你的SQL Server使用SQL来进行登陆的，或者用户帐号是在SQL Server中创建的，那么，你就需要考虑来创建一个只读的SQL登陆帐号给其它的程序使用。如果你已经创建了一个帐号了，键入登陆名和密码，然后点击OK。
如果你需要确保你的数据源在如图D进行登陆的时候，总是能够连接到合适的数据库中去，你可以点击Options按钮，并且选择默认的数据库。在这种情况下，数据库就会是Northwind。然后点击OK，并且进行向导的下一个步骤。当这个步骤不是必须的时候，它可能会使得这个过程更容易一些。图E显示了如何进行选择。
接下来向导会使用你给定的确认信息建立数据库的连接，并且会询问你是否希望给这个DSN指定一个表格，如图C中显示的一样。你用不着填写这些信息。因为你的查询将使用到多个表格，所以没有必要去指定特定的一个表格。保存用户名和密码，如果你创建了一个SQL的登陆信息作为只读用的，那么将它们（用户名和密码）作为DSN的一部分保存起来是一个比较好的主意；这样，你在进行报表处理的时候，就不需要特地填充用户名和密码了。
一旦你填充了所有的必要部分，点击OK按钮。这时就会返回到你选择A数据源的界面，但是这一次，在你的列表中就会显示有你所创建的新的DSN信息。选择你所创建的DSN信息，并且点击OK按钮。
在下一个界面中，你就会见到如图F所示的查询向导。在这里，你可以展开表格前面的“＋”号，通过高亮化你希望选择的列来选择默认的数据库中表格的某几列（如果你事前选择了一个数据库）。选择中间的单箭头来将该列导入到列表中去。
在你选择完你想要使用的列，点击Next。你将会要求填写输出集。当你在填写这些输出集合的时候，你实际上就是在建立查询语句中的WHERE的功能。如果你只希望看到order ID等于三的结果，那么你就按照图G来进行配置。
当你填充好你希望的输出结果之后，点击Next，告知查询向导你所希望的结果存储方式。这个界面显示了你在每个下拉菜单中所选择的列。如果你选择了一列，那么结果就会按照你选择的每一列存放。
在向导的最后一个界面中，你可以接着在Microsoft Query中修改你的查询要求，Microsoft Query 允许你进一步制定你所接收到的结果，或者，你可以创建一个OLAP查询，或者将结果返回到Excel中去。在向导的这一部分中，我将添加一些查询，并且将结果用Microsoft Query和Excel的形式表现出来（如图H和图I）。
当你确实将数据结果返回到Excel中的时候，也许是通过向导，或者是通过Microsoft Query 。你都将被要求选择一个存放数据的空间。如果你打算包括报表的标题，那么你就可以适当的多留出一点空间，并且从大约第六行的开始存放数据。如果你选择在Microsoft Query 中查看查询信息并且进行进一步的修改，工具条上的图标显示为一个带有箭头的门，这个按钮是将数据返回到Excel中的一个功能键。
偶尔奏效的一种办法
当你使用一个更复杂的查询的时候，就如同我在上面举的这个例子，不是使用向导，而使用Query Analyzer （上文已经显示过）或者Microsoft Query来进行这个查询，就会变得简单得多。为了完成这个工作，在向导要求的时候就随便选择一列。接下来点击Next三次，并且选择在Microsoft Query 中查看数据或者修改查询。点击Finish，那么你就会看见你在Microsoft Query 中所选择的记录。在Microsoft Query窗口的最上端高亮化那个以图形显示的数据库表格。然后选择Table->Remove Table。点击工具栏上的SQL按钮，手动输入你的查询语句或者粘贴上最初的查询代码，点击OK按钮。
责任编辑：李宁
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